Legalisir Ijazah Di Kedutaan Belgia

Bulan November lalu kabar gembira datang, program beasiswa S2 yang lama kuimpikan kembali dibuka dan aku tidak ingin melewatinya.

Program S2 ini berjudul DOC NOMADS course, bekerja sama dengan Erasmus Mundus Joint Master Programme, mengambil tempat di 3 negara Eropa dalam periode studi 2 tahun lamanya. Artinya dalam 2 tahun, aku bisa mengenyam pendidikan di 3 universitas dan 3 negara berbeda, secara berurutan sesuai kurikulum program. Tiga negara yang terlibat adalah Belgia, Portugal, dan Hungaria. Sedap.

Sayangnya, ada satu syarat yang cukup memberatkan. Selain diharuskan menerjemahkan ijazah S1, aku juga harus melegalisir dokumen tersebut di Kedutaan Belgia. Akhirnya aku browsing ke sana-ke mari, membaca blog siapa saja, serta membuka website resmi Departemen Hukum, Departemen Luar Negeri, dan mengutak-atik blog Kedutaan Belgia yang semuanya.. minim informasi.

Banyak artikel yang menawarkan calo, legalisir dokumen nikah, dan hal lain-lain yang tidak relevan. Ternyata sulit sekali mencari informasi detil dan resmi untuk pengurusan ini. Akhirnya kuputuskan untuk menerjang langsung saja. Prosedur legalisir untuk kuliah ke luar negeri pada tahun 2017 adalah sebagai berikut:

Universitas yang menerbitkan ijazah
Menerjemahkan ijazah ke Bahasa Inggris lewat penerjemah tersumpah
Kementerian Riset Teknologi Dan Pendidikan Tinggi
Kementerian Hukum dan HAM
Kementerian Luar Negeri
Kedutaan Belgia

1. Universitas yang menerbitkan ijazah

Fotokopi ijazah harus dilegalisir terlebih dahulu oleh universitas yang menerbitkan ijazah. Proses ini bisa memakan waktu 2-3 hari sendiri. Untungnya waktu aku lulus, sudah disediakan fotokopi dan legalisir langsung dari kampus. Jadi tidak perlu mengurusnya lagi.

2. Menerjemahkan ijazah ke Bahasa Inggris lewat penerjemah tersumpah

Penting diketahui bahwa penerjemahan ijazah harus dilakukan oleh penerjemah tersumpah DAN penerjemah ini diakui kedutaan asing atau tergabung dalam Himpunan Penerjemah Indonesia. Kenapa begitu? Alasannya adalah agar saat di tahap 3 dan seterusnya, tidak diminta untuk menyertakan spesimen tanda tangan, dan tidak bikin ribet di kemudian hari.

Waktu itu aku mempercayakan ijazahku kepada salah satu penerjemah yang informasinya dirilis oleh Kedutaan Amerika Serikat.

Tatang Hadiono

Email: mjb25@centrin.net.id

No. telepon: +62 816 977 465, +62 815 8550 4478, +62 851 0223 5870

Biaya: Rp75.000,00 per halaman hasil dengan biaya minimum Rp150.000,00

Hasil alih bahasa disampaikan dalam format A4, 2 spasi, Bookman Old Style Font 12

Total biaya yang kukeluarkan adalah Rp175.000,00

Prosedur: kirim naskah melalui email dalam format A4 penuh. Waktu pengerjaan bergantung pada bobot kerja yang diberikan (tidak termasuk Sabtu, Minggu dan Hari libur resmi/fakultatif). Hasil alih bahasa (hardcopy) akan dikirim melalui JNE atas tanggungan penerima. Pembayaran dilakukan di muka ke rekening BCA. Berikan nama lengkap, alamat dan nomor telepon untuk keperluan pengiriman.

Setelah aku kirim hasil scan ijazah asli lewat email, sorenya langsung dibalas, aku transfer di muka dan hasil terjemahan dikirim keesokan harinya. Dua hari kemudian tiba di rumahku dengan nomor resi JNE yang bisa dipantau. Sayangnya pengiriman kertas ini tidak disertai map atau benda keras lainnya sehingga kertas terjemahan tiba di rumah dalam keadaan super lecek.

Berhubung aku tidak punya waktu banyak, aku tidak sempat menegur Bpk. Tatang dan langsung maju ke tahap berikutnya. Kusarankan tahap 2 dan tahap 3 dikerjakan bersamaan untuk menghemat waktu.

3. Kementerian Riset Teknologi Dan Pendidikan Tinggi

Sepertinya untuk semua lulusan universitas swasta, perlu melegalisir di KEMRISTEKDIKTI terlebih dahulu, sebelum maju ke tahap 4. Persyaratan untuk legalisir di sini cukup rumit:

Membuat surat permohonan dari yang bersangkutan ditujukan kepada Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan, cantumkan maksud dan tujuan keperluan legalisir.
Surat keterangan dari universitas yang menerangkan bahwa yang bersangkutan adalah benar lulusan dari universitas tersebut (surat asli).
Fotokopi ijazah dan transkrip nilai Bahasa Indonesia yang sudah dilegalisir oleh universitas.
Print out rekaman akademik dari data PDPT

Berikut adalah contoh surat permohonan, silakan disalin dan disesuaikan dengan keperluan:

Untuk surat keterangan dari universitas boleh dilewati. Cukup perlihatkan kartu pelajar kalau petugasnya tidak percaya. Selanjutnya persiapkan ijazah dan transkrip nilai Bahasa Indonesia (yang terjemahan tidak perlu). Terakhir, print hasil rekaman akademik PDPT dengan cara masuk ke halaman https://forlap.ristekdikti.go.id/

Klik Pencarian Data
Klik Profil Mahasiswa
Kemudian isi profil dirimu (perguruan tinggi, NIM, kode pengaman) dan klik tombol Cari mahasiswa
Setelah hasil rekaman akademik muncul, print semuanya.

Kumpulkan semua dokumen ini dalam amplop yang rapi. Amplop atau map bebas, tujuannya hanya melindungi agar tidak tercecer. Kumpulkan dokumen ini ke bagian Legalisir Ijazah Dalam Negeri ke Luar Negeri. Proses legalisir memakan waktu 5-7 hari dan biayanya gratis. Kusarankan tahap 2 dan 3 dilakukan bersamaan untuk menghemat waktu.

Kantor KEMRISTEKDIKTI

Jl. Pintu Satu Senayan, RT.1/RW.3, Senayan, Tanah Abang, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10270 (gedungnya berwarna biru, di sebelah gedung Mall FX)

4. Kementerian Hukum dan HAM

Waktu itu aku ada drama nih, aku datang ke kantornya yang di Kuningan, ternyata sudah pindah ke Cikini. Pas aku ke Cikini, ternyata ijazahku harus dilegalisir dulu di KEMRISTEKDIKTI. Dan waktu aku ke KEMRISTEKDIKTI, ternyata harus ada surat permohonan dll. Alhasil aku pulang dulu ke rumah membuat surat itu dan buang ongkos banyak sekali untuk bolak-balik.

Setelah selesai dengan KEMRISTEKDIKTI, bawa ijazah dan terjemahannya ke KEMENKUMHAM. Persyaratan sebagai berikut:

Fotokopi KTP 1 lembar
Fotokopi ijazah yang sudah dilegalisir KEMRISTEKDIKTI
Hasil terjemahan asli oleh penerjemah tersumpah
Materai Rp6.000,00 sesuai jumlah dokumen yang mau dilegalisir

Pakai map atau amplop terserah (warna bebas), yang penting rapi. Untungnya kertasku yang lecek itu tidak jadi masalah. Kalau dokumenmu harus diwakilkan orang lain, tidak perlu surat kuasa, yang penting sedia fotokopi KTP. Proses legalisir memakan waktu 5 hari.

Biaya yang kukeluarkan untuk tahap 4 adalah Rp25.000,00

Kantor KEMENKUMHAM

Gedung Cik's di Jl. Cikini Raya, RT. 14 RW. 5 No.84-86, Cikini, Menteng, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10330 (sisi kanan jalan, di antara stasiun kereta Cikini dan bioskop Metropole)

5. Kementerian Luar Negeri

Sekarang dokumen yang sudah dilegalisir KEMENKUMHAM dimajukan ke KEMENLU. Waktu itu aku menitip ke seorang teman untuk mengurusnya dan katanya proses ini simpel banget. Hanya memberikan kedua kertas ijazah dan terjemahan; tanpa amplop/map, fotokopi KTP, maupun materai. Surat kuasa juga tidak terpakai. Proses legalisir memakan waktu 2-3 hari.

Biaya yang kukeluarkan untuk tahap ini adalah Rp50.000,00

Kantor KEMENLU

Jl. Taman Pejambon No. 6 RT. 9 RW. 5, Senen, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10110 (di sebelah Gedung Pancasila)

6. Kedutaan Belgia

Paginya mengambil di KEMENLU, siangnya langsung ke Kedutaan Belgia. Untuk proses ini persyaratannya juga sederhana. Hanya menyerahkan dokumen tadi, tanpa map, materai, dll. Tapi untuk legalisir yang satu ini biayanya jauh lebih tinggi. Pengambilan dokumen boleh diwakilkan tanpa surat kuasa, yang penting bawa slip pembayaran. Prosesnya 5 hari.

Biaya yang kukeluarkan untuk tahap 6 adalah EUR 40 atau Rp644.000,00

Kantor Kedutaan Belgia

Deutsche Bank Building, Jl. Imam Bonjol No. 80 RT. 1 RW. 5, Menteng, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10310 (pintu masuk seberang Hotel Mandarin)

Selesai sudah perjuangan legalisir yang memakan waktu 1,5 bulan! Selain uang lumayan terkuras, juga waktu dan tenaga. Kalau ditotal biaya legalisir ijazah dan terjemahanku ini sekitar:

Biaya legalisir: Rp894,000,00

Biaya transportasi: dengan ojek dan taksi online sekitar Rp400.000,00 karena rumah saya jauh

Bagi yang galau mau pakai jasa calo atau tidak, silakan menimbang-nimbang waktu dan ongkos perjalanan. Pakai calo tentu lebih mahal, tapi kalau memang sibuk dan tidak mau ribet, sangat lebih nyaman menitipkan ke orang lain.

Website yang perlu diperhatikan

Kedutaan Belgia: http://indonesia.diplomatie.belgium.be/en/legalisation-documents

Kementerian Luar Negeri:https://www.kemlu.go.id/id/Pelayanan-Kekonsuleran/Pages/pelayanan-legalisasi-dokumen.aspx

Kementerian Riset Teknologi Dan Pendidikan Tinggi:https://forlap.ristekdikti.go.id/mahasiswa

Catatan:

Sekarang sudah ada jasa Apostille, jadi tidak harus legalisir sebanyak dan semahal ini. Pengalamanku di tahu 2017 mungkin sudah tidak relevan saat ini. Tapi beasiswa DOC NOMADS Erasmus masih berlangsung. Pantau websitenya langsung untuk tahu jadwal pendaftaran berikutnya.