Dipulangin oleh Kedutaan Jerman

Akhirnya tiba juga hari di mana seluruh berkasku untuk mengajukan visa selesai (baru berkasnya ya, belum visanya). Aku kembali membaca-baca persyaratan pengajuan Visa Nasional Jerman untuk tujuan "Studi tanpa surat penerimaan tanpa syarat untuk program studi Bachelor atau Master (§ 16b AufenthG)" di website Kedutaan Jerman: https://jakarta.diplo.de/id-id/service/visa-einreise/studi-tanpa-penerimaan-tanpa-syarat/2553518

Sebelum membahas lebih jauh mengenai tata cara pengajuan visa, mari kujelaskan dulu perkara awal yang akan menentukan lokasi pembuatan visa nasionalmu:

Jika menerima Letter of Acceptance dari kampus tanpa syarat (unbeschränkte Zulassung) >> VFS Global
Jika menerima Letter of Acceptance dari kampus dengan syarat (Zulassungsbescheid) >> German Embassy

Berhubung LoA yang aku terima kemarin adalah Zulassungsbescheid, maka aku harus membuat appointment di Kedutaan Jerman, Menteng melalui website berikut: https://service2.diplo.de/rktermin/extern/choose_category.do?locationCode=jaka&realmId=807&categoryId=2589

Catatan: tulisan ini dibuat tanggal 26 Juli 2024, dan mengingat peraturan imigrasi akan selalu berubah setiap tahun, mohon untuk mengecek kembali persyaratan terbaru di website Kedutaan Jerman dan VFS Global. Jangan mengikuti saran dan pengalamanku secara harfiah, karena bisa jadi peraturannya telah berubah.

Membuat Appointment di Kedutaan Jerman

Pendaftaran lewat kedutaan langsung sebenarnya agak ngeri-ngeri sedap lantaran website-nya tidak secanggih VFS yang bisa atur tanggal dan jam sesuka hati. Jadi di dalam link tadi, kita akan diminta mengisi data pribadi, paspor, dan memilih tujuan studi (tanpa syarat atau dengan syarat?). Sesudah itu kita hanya bisa menunggu email.

Konyolnya, hari itu aku salah input tanggal ulang tahun. Jadi aku harus cancel permohonan, dan mengulang kembali pengisian formulir. Tidak hanya itu, kalau kita belum menerima email pemberitahuan bahwa permohonan kita telah berhasil cancel, maka kita dilarang mengajukan permohonan baru. Bodohnya aku nggak paham hal tersebut. Jadi aku langsung bikin yang baru dan alhasil dua-duanya dianggap tidak valid. Jadi hangus semua. Ulang lagi dari awal.

Setelah menunggu beberapa jam untuk mendapatkan email konfirmasi bahwa semuanya benar-benar cancel, baru aku coba lagi untuk KETIGA kalinya mengajukan permohonan appointment, dan voila! Kamis, 18 Juli jam 3 sore aku mendapatkan email bahwa permohonan telah diterima, dan aku dimohon menunggu (lagi).

Kabarnya sih antrean visa di Kedutaan bisa makan waktu 1 bulan, tapi syukurnya, Senin, 22 Juli, aku sudah dapat email undangan untuk membuat visa di hari Jumat, 26 Juli jam 9 pagi. Jadi hanya sekitar 1 hari kerja, langsung ada kabar ya. Sip lah. Email tersebut langsung aku print untuk menjadi bukti masuk di Kedutaan nanti.

Harinya Mengumpulkan Berkas Visa Nasional

Jumat, jam 7 pagi, semua taksi online menolak untuk mengantarkanku. Paham sih, jalan tol macetnya luar biasa. Akhirnya aku terpaksa memecah rute menjadi dua kali naik ojek. Pagi itu aku nggak gugup sama sekali, soalnya aku yakin banget kalau berkas aku sudah lengkap.

Berikut yang perlu kamu persiapkan untuk memenuhi syarat Visa Nasional untuk "Studi tanpa surat penerimaan tanpa syarat untuk program studi Bachelor atau Master (§ 16b AufenthG)" sesuai website Kedutaan Jerman https://jakarta.diplo.de/id-id/service/visa-einreise/studi-tanpa-penerimaan-tanpa-syarat/2553518 per tanggal 26 Juli 2024 dan sesuai urutan:

1x print Email Undangan dari Kedutaan Jerman yang menyatakan tanggal dan jam appointment.
1x print Formulir permohonan yang harus diisi dalam link ini dengan tanda tangan basah.
2x print Pasfoto ukuran 3,5 x 4,5 dengan latar belakang putih (yang satu ditempel di berkas, yang satu jangan ditempel).
Paspor yang masih berlaku (ditanda-tangan secara pribadi dan minimal terdapat tiga (3) halaman yang masih kosong dan masih berlaku minimal 15 bulan).
1x fotokopi Halaman data pribadi paspor yang masih berlaku.
1x print Surat Motivasi dalam Bahasa Inggris / Jerman mengenai rencana tinggal studi (alasan untuk bidang studi dan perguruan tinggi yang dipilih, rencana studi yang lengkap atau rencana untuk persiapan studi), dengan tanda tangan basah.
1x print CV atau Daftar Riwayat Hidup (format tabular sesuai kaidah penulisan CV di Jerman) dengan tanda tangan basah.
1x print Konfirmasi penerimaan (Zulassungsbescheid) sebuah perguruan tinggi dengan persyaratan.
1x print Bukti kemampuan finansial. Rekening yang dibekukan (Sperrkonto) minimal €992 netto per bulan (atau €11,904 per tahun).
1x asli dan 1x fotokopi Ijazah S1, Transkrip Nilai dan lembar Apostille. Inget ya, lembar asli harus di-Apostille dan lembar fotokopi harus dilegalisir oleh Dekan Fakultas kampusmu.
1x asli terjemahan Ijazah S1 dan Transkrip Nilai dalam Bahasa Jerman, dengan tanda tangan dan cap basah penerjemah tersumpah yang diakui Kedutaan Jerman.
1x print Bukti dari ANABIN dengan hasil „sesuai“ („entspricht“) atau „setara“ („gleichwertig“). https://anabin.kmk.org/no_cache/filter/institutionen.html
1x fotokopi Sertifikat Bahasa (TOEFL, IELTS, GOETHE) sesuai syarat perkuliahan. Pada saat pengajuan permohonan, sertifikat tidak berusia lebih lama dari 12 bulan.

Untuk memperkuat persyaratan ini, aku juga mempersiapkan dokumen tambahan, yakni:

1x asli Sertifikat Bahasa (TOEFL dan GOETHE)
1x print VPD dari Uni-Assist untuk kampus yang aku tuju
1x print Asuransi kesehatan untuk mahasiswa (Krankenversicherung)
1x print Rekening koran 6 bulan

Aku bahkan juga membawa akta lahir dan kartu keluarga. Tapi ternyata kedua dokumen ini nggak penting. Empat dokumen yang aku jabarkan di atas yang lebih penting untuk memperkuat kesuksesan visa kita, karena akhirnya ya beneran terpakai.

At the end of the day, semua dokumen asli termasuk paspor dikembalikan pada hari yang sama. Jadi yang diambil petugas hanya lembaran print dan fotokopi.

Drama Dipulangin oleh Petugas Kedutaan

Tepat jam 8.50 pagi aku sudah tiba di depan pintu masuk Kedutaan Jerman yang lumayan ketat. Di sana sudah ada 1-2 pengunjung berdiri di jalanan, membereskan berkas. Aku berjalan melewati mereka dan langsung menyapa satpam di pintu untuk menunjukkan bukti email undangan, eh ternyata langsung disuruh masuk meskipun undangan aku jam 9.05 pagi to be precise.

Ya sudah, aku masuk melewati berbagai jeruji pagar, lalu aku harus menitipkan tas serta smartphone aku. Yang boleh dibawa hanya dompet, bolpen dan berkas visa. Tips buat kamu-kamu, mendingan siapin map putih transparan deh biar gampang bawa semua perabotan visa ini, karena terpampang jelas, tidak ada benda mencurigakan di dalamnya.

Oke, lanjut naik ke lantai 2 mengambil nomor antrean di mesin dan duduk termenung 15 menitan, lantaran nomorku tak kunjung dipanggil.

TING! Televisi di dinding berbunyi menandakan perubahan nomor yang akan dipanggil ke counter masing-masing. Nomorku muncul di layar dan dengan sigap aku berdiri, menantikan datangnya hari ini!

"Ibu Cecil, bisa Bahasa Jerman?"

"Sedikit."

"Oke, saya bantu bacakan dalam Bahasa Indonesia kalau begitu. Ini Letter of Acceptance-nya tanpa syarat, Bu. Harusnya Ibu ke VFS Global di Kuningan, bukan ke sini."

"Loh, Kak, itu kan tulisannya Zulassungsbescheid, coba Kakak baca lagi. Itu ada beberapa persyaratan kok dari kampus yang masih harus saya penuhi."

"Baik, Bu saya baca ulang."

"Sudah saya baca ulang, Bu. Persyaratannya hanya asuransi, sertifikat bahasa dan dokumen penyetaraan studi. Dan Ibu sudah punya asuransi serta sertifikat bahasanya ya? Ini tetap tergolong LoA tanpa syarat sih, Bu. Soalnya Ibu kan nggak diminta mengambil tambahan kelas apapun. Ini kata kampusnya gimana, Bu?"

Lah? Aku langsung menunjukkan email terakhir dari kampus yang hanya memintaku untuk bersabar, "Itu dokumen penyetaraan studinya kan ada tulisan ggf atau 'kemungkinan' ya, Pak. Kampus nggak minta dokumen itu sampai saat ini."

"Oke, kalau mengacu pada LoA ini, pendaftaran Ibu juga baru akan dikonfirmasi di bulan Agustus. Gimana kalau Ibu menunggu dulu saja konfirmasi dari pihak kampus sampai Agustus? Bikin Visa Nasional itu cepet kok kalau dokumennya jelas dan lengkap. Palingan 2 minggu juga sudah jadi visanya. Nanti bikin di VFS Global."

"Jadi saya harus tunggu surat konfirmasi dari kampus dulu?"

"Betul, Bu, pulang dulu aja. Tunggu sampai Agustus."

Dan dengan demikian, keluarlah aku dari gedung kedutaan, terbengong di jalanan. Kemudian aku langsung laporan ke ibu angkatku, Tante Jasthi, "Tanteee saya disuruh pulang sama kedutaan." Ibuku yang satu itu pun terkejut karena bingung, "Kampusnya tahu syarat international student untuk buat visa kan ya?" maksud beliau, kok bisa kampus mengeluarkan LoA yang ambigu. Sehingga mengobrollah kami dalam chat Whatsapp sambil aku masih berdiri di dekat gedung kedutaan.

Tak lama, seorang bapak ojek berhenti dengan motornya, menurunkan penumpang di hadapanku. Lalu ia menyapaku, "Dek, mau jalan ke mana? Saya anter yuk. Ikut harga online nggak apa." Kujawablah, "Mau ke Galeri Nasional, Pak. Berapa?" Kebetulan aku memang sudah bulat ingin melihat pameran patung Ibu Dolorosa Sinaga, mantan Dekan Fakultas Seni Rupa IKJ di GalNas.

"Itu harganya di online berapa?" ia balik bertanya, nampaknya ia kira aku sedang memesan ojek online, padahal faktanya aku sedang mengadu pada ibu angkatku.

"Kaga tau, Pak. Orang lagi chat Whatsapp."

"Yaudah 20 ribu deh, gimana?"

Malas berdebat, aku iyakan tawaran tersebut dan berlalu naik motor ke GalNas sambil masih chatting bersama Tante Jasthi. Nggak ada angin, nggak ada apa, tiba-tiba ibuku berkata seperti ini:

"Agustus, visa kamu keluar. Tante feeling Agustus kamu bahkan sudah bisa berangkat. Semua pintu sudah mulai terbuka ya, Cil ❤️"

Dan tepat di menit dia chat jam 09.49, teleponku berdering. Ada nomor asing masuk. Kupikir, "Ah siapa pula ini telepon di saat aku masih di ojek? Telemarketing asuransi kah?"

Tapi ternyata bukan, itu nomor HP petugas kedutaan.

"Halo, betul dengan Ibu Caecilia? Saya petugas kedutaan yang tadi. Ibu masih deket kedutaan nggak? Belum pulang kan? Bisa balik lagi nggak, Bu? Atasan saya ingin mengecek kembali dokumen Ibu. Akan kami bantu agar bisa segera diproses dari sini, langsung hari ini."

HAH? Senyumku mekar. Aku langsung jawab, "Deket, Pak, saya balik sekarang!" dan bapak ojek pun ikut tertawa mendengarnya. Beliau langsung cari arah putar balik ke gedung kedutaan.

"Mau bikin visa apa sih? Kuliah atau kerja?"

"Kuliah, Pak!"

"Semoga dilancarkan ya. Saya yakin cepet kok keluar visanya."

Begitu kami tiba di depan kedutaan, si bapak ojek tiba-tiba serasa bapakku beneran, "Bapak tungguin di sini. Kamu masih mau ke GalNas kan? Nanti aja bayarnya." Huhuhu terharu. Akhirnya aku masuk lagi ke dalam, melewati bapak-bapak satpam yang kebingungan sambil ditungguin ojekku di depan.

"Ketinggalan fotokopi apa kenapa, Bu?"

"Nggak, Pak. Tadi saya disuruh pulang, sekarang petugasnya suruh saya balik."

"Lah? Coba lihat nomor HPnya, bener petugas apa bukan?"

Kutunjukkan nomor asing itu ke depan satpam dan beliau pun mengangguk approve.

Salah satu karya Ibu Dolorosa untuk merayakan hari raya Kartini

Berkas Visaku Diterima

Balik lagi ke lantai 2, aku antre sebentar lalu dipanggil maju oleh petugas yang tadi. Ternyata memang betul bahwa berkasku sudah lengkap dan bisa diproses. Aku lanjut mengambil sidik jari dan mengecek ulang semua nama dan tanggal.

"Kak, tadi katanya nggak boleh, kok sekarang jadi boleh?"

"Iya, tadi atasanku aku bilang, daripada kamu bolak-balik VFS Kuningan, mending sekalian kami terima aja di sini. Soalnya kalau kamu ke VFS Kuningan, ujung-ujungnya kan bakal dikirim ke sini juga. Dan LoA kamu ini sudah memenuhi syarat, jadi langsung masuk kategori unconditional letter (unbeschränkte Zulassung)."

Wah, gila. Kurang beruntung apa coba. Hampir nangis aku pas ambil uang cash di ATM BCA. Pagi itu berkas visa nasionalku diterima dan hanya perlu membayar Rp1.330.000,- (€75). Asal kamu tahu ya, kalau aku mendaftar lewat jalur VFS Global Kuningan, aku bakal dikenakan biaya tambahan untuk logistik / layanan VFS sebesar Rp610.000,-

Tante Jasthi langsung aku telepon dan Beliau bilang kurang lebih seperti ini, "Masih nggak percaya Tuhan, Cil? Tidakkah semua sign ini begitu jelas, bahwa pintu kesempatan kamu untuk pergi memang sudah dibukakan? Tante sudah feeling, visa kamu pasti selesai cepat Agustus ini. Tanggal 17 Agustus, hari raya kemerdekaan, tante doakan menjadi hari kemerdekaan untukmu juga. Jangan lupa janji kita ya. Harus ada foto kamu di bandara dengan tiket pesawat di tangan. Good luck."

Aku terharu. Mau nangis di jalan. Puji Tuhan, proses yang penuh darah dan doa ini berjalan dengan baik dan bisa langsung direct di Kedutaan. Tuhan Maha Baik, aku diizinkan membayar biaya seminim mungkin karena keuangan aku sebenarnya lagi kacau sejak peristiwa gagal nikah yang sangat traumatis kemarin. Tapi ya sudahlah. Itu sudah menjadi masa lalu.

Sekarang, saatnya mencari kosan di Jerman!