Mempersiapkan Visa Schengen Italia

Tidak disangka akhirnya aku dapat juga kesempatan ke Eropa. Setelah mendaftarkan diri lewat program CinemadaMare—sebuah pertemuan filmmaker muda sedunia di Italia, aku mendapatkan surat undangan untuk berangkat di bulan Juni 2018.

Sayangnya, jalan tidak semulus yang kukira.

Catatan:

Siapapun boleh mendaftar dalam program CinemadaMare di website ini: https://www.cinemadamare.com/en/

Pertengahan bulan April aku mulai mencari tiket, tapi ternyata semuanya mahal (maklum, belum pernah keluar Asia). Harga tiket di internet waktu itu sekitar Rp12.000.000,00 untuk penerbangan Jakarta ke Roma, Italia. Karena mahal, akhirnya ayahku memberikan poin traveling-nya di Garuda dan dapat diskon Jakarta-Amsterdam Rp6.000.000,00 PP tinggal kutambah pesawat Amsterdam-Roma dan Venice-Amsterdam masing-masing sekitar Rp2.000.000,00.

Baru beli tas ransel, ditemenin pacar

Sekarang tentang pembuatan visa. Aku browsing sana-sini, semua blog termasuk website Kedutaan Italia mengarahkanku pada VFS Global. Awalnya aku bingung, VFS ini apa? Kenapa ada biaya tambahan? Kenapa nggak bisa lewat kedutaan langsung? 

Rupanya kini (setelah kuketahui dari teman-teman lain dan telepon kedutaan) pembuatan visa Schengen tidak lagi melalui kedutaan-kedutaan tertentu. Semuanya telah digabung lewat perwakilan masing-masing negara di VFS Global dan dikenakan biaya tambahan tergantung tujuan negara.

Aku kira karena sudah melalui perantara dan sudah membayar tambahan biaya, maka prosesnya akan lebih menyenangkan. Oh tidak kawan, ternyata aku salah. Berikut adalah tahapan yang kupelajari in a hard way.

1. Untuk memilih negara kedutaan, tentukan negara yang paling lama dikunjungi

Waktu itu di website VFS Italia tidak ada slot sama sekali, alias sudah penuh. Aku pun panik. Kucoba lagi mengecek esok harinya, ada jadwal hanya di tanggal 25 April, sementara aku tidak bisa bolos. Aku jadi semakin panik, ini kenapa semua slot hanya terbuka 1 tanggal, dan setiap harinya berubah? Aku coba telepon VFS Italia, tapi tidak diangkat. Beberapa blog juga mengatakan kalau nomor teleponnya sulit dihubungi. Jadi aku email, dan tanya bagaimana caranya agar aku tetap bisa mendapatkan visa untuk menghadiri CinemadaMare. Emailku dibalas keesokan harinya.

Membaca balasan mereka membuatku semakin panik. Tidak mungkin aku mengecek websitenya terus-menerus, apalagi dengan internet kosan yang suka ngajak ribut. Kalaupun akhirnya aku cek, apa benar aku bisa mendapatkan slot di tanggal yang tepat? Bagaimana kalau terlewat? (Mengingat kesempatan itu hanya dibuka untuk 1 hari setiap 2 minggu ke depan.)

Karena ketidakpastian tersebut, customer service yang tidak bisa ditelepon dan jawaban email yang terkesan sangat robot, akhirnya aku nekat mendaftarkan diri lewat Kedutaan Belanda. Alasanku sederhana: slot kosong di Kedutaan Belanda sangat banyak, aku juga datang pertama kali ke Amsterdam, Belanda termasuk negara wilayah Schengen dan beberapa blog mengatakan boleh memilih negara yang pertama kali dikunjungi. Jadi, kenapa tidak?

2. Pembuatan visa di VFS Belanda wajib bayar upfront Rp416.000,00 (April 2018)

TERNYATA OH TERNYATA, permohonan visaku ditolak oleh VFS Belanda dan pembayaran tidak dapat dikembalikan.

"Iya, Mbak makanya hati-hati kalau baca di internet, bisa salah," kata penjaga VFS Belanda yang sangat tidak membantu.

"Pak, jadi sebaiknya bagaimana ya? Sulit sekali untuk membuat janji di VFS Italia. Sementara saya harus menghadiri acara ini. Terlampir adalah surat undangannya, dan saya terbang lewat Amsterdam dulu."

"Nggak bisa, Mbak. Peraturannya adalah memilih negara dengan tujuan terlama. Kecuali Mbak ke Belanda 1 bulan, Italia juga 1 bulan, nah baru deh Mbak pilih negara mana yang pertama kali dikunjungi. Kalau ini kan sudah jelas, Mbak 2 bulan di Italia. Tidak bisa, Mbak. Silakan mendaftar ke bagian Italia."

"Apakah saya bisa membuat janji hari ini? (mengingat VFS Italia hanya beda 4 meja dari Belanda) Karena kalau lewat online lagi, lama sekali ya." Dalam benakku, VFS itu kan perantara, dan mereka menempatkan meja Italia serta Belanda dalam satu ruangan. Aku kira berkasku bisa dipindahtangankan (tinggal pindah meja). Nggak apa deh bayar lagi, asal hari itu bisa selesai.

"Silakan tanya sendiri ke bagian informasi di luar."

Aku buru-buru keluar ruangan dan ke pihak informasi. Tapi ternyata oleh pihak informasi diharuskan bertanya ke VFS Italia di dalam. Aku lari lagi ke dalam, dan petugas keamanan bingung kenapa aku keluar-masuk. Duh! Capek banget harus menjelaskan satu-persatu, dicek lagi isi tasku, ambil lagi nomor antrian, dan duduk lagi menunggu was-was.

"Silakan, nomor 130."

Aku maju dan menjelaskan situasinya ke petugas, dan ternyata beliau pun tidak bisa membantu, "Iya, Mbak semuanya harus online. Saya juga tidak bisa mengaksesnya di sini, harus Mbak lakukan sendiri. Untuk jadwal hingga tanggal 18 Mei sudah penuh. Silakan Mbak mengecek di hari Senin untuk membuat janji di tanggal 21 Mei."

"Mas, saya harus berangkat tanggal 15 Juni, apa masih keburu bikin visa tanggal 21 Mei?"

"Bisa, Mbak, paling lambat membuat visa tanggal 8 Juni untuk bisa berangkat di 15."

Aku tetap panik, nggak rela datang sia-sia ke Kuningan City, "Mas, kalau saya pakai agen gimana? Ngefek nggak sih?"

"Boleh dicoba, Mbak, mungkin agen punya kuota lebih."

"Kalau fitur Premium Lounge Italia itu bagaimana? Dikenakan biaya tambahan?"

"Kalau fitur ini dikenakan tambahan biaya Rp900.000,00 dengan jadwal yang lebih fleksibel. Tapi sudah penuh sampai tanggal 18 Mei. Silakan Mbak cek jadwal di email dan nomor telepon berikut."

Sepulangnya di rumah, gue telepon karena mau cepat, "Halo, saya mau membuat visa Italia, ada slot kosong tanggal berapa ya untuk Premium?"

"Siang, untuk pengecekan slot hanya dapat dilakukan melalui email."

Mulutku ternganga, kaget mendengar, "Hanya dapat dilakukan melalui email." Aku yang sudah kesal sejak pagi tadi pun terpaksa sedikit memakinya, "Terus buat apa ada nomor telepon???" Akhirnya aku tarik napas dan menyelesaikan telepon tersebut.

Aku cek website VFS Italia, nihil. Aku email, balasannya dingin:

"Dear Sir/Madam, Thank you for your email. Kindly be informed that there is no available slot for Premium Lounge. Thank you."

Sebel, kenapa jawabannya tidak menjelaskan lebih lanjut? Ini kan email bukan chatting! Menunggu dia balas email itu menghabiskan beberapa jam loh. Jadi supaya aku bisa register premium bagaimana caranya? Kapan slotnya ada? Aku email lagi dan balasannya semakin ngeselin.

"Dear Sir/ Madam, Thank you for your email. Kindly be informed that the appointment is open only for 14 days ahead. As per today, the slots are already full. To have an appointment, you may check regularly on our online appointment at https://online.vfsglobal.com/GlobalAppointment/ Thank you for your kind attention."

Sebeeelll paraaahh... Tadi telepon disuruh email, sekarang email disuruh website. Ternyata membuat visa Italia tidak sesederhana yang kubayangkan, uangku juga amblas di VFS Belanda dan jawaban mas-mas Belanda tadi sangat tidak menyenangkan sepanjang diskusi. Sayang ya dia harus sejudes itu, kan memang tidak semua orang paham cara membuat visa Eropa dan menghubungi mereka itu sulit! Jadi harap maklum kalau masih banyak yang membuat kesalahan.

Berikut ini tambahan informasi bagi yang ingin mengajukan visa turis agar tidak mengulangi kesalahanku (FYI hari itu, aku juga mengurus visa turis ayah dan ibu di Belanda).

3. Dokumen yang diperlukan per orang:

• Formulir visa

• Pasfoto 3,5 x 4,5 cm berlatar belakang putih (jangan ditempel)

• Tiket pesawat PP dan tiket perjalanan keliling Eropa (lengkap)

• Asuransi perjalanan (waktu itu aku pakai AXA)

• Itinerary perjalanan

• Bukti booking hotel selama berada di Eropa (lengkap, tidak boleh ada tanggal yang terlewat, bila menginap di bus harus bisa membuktikan)

• Fotokopi paspor

• Fotokopi KTP

• Fotokopi Kartu Keluarga atau Akta Nikah untuk membuktikan hubungan ayah-ibu jika ayah yang membiayai perjalanan keduanya

• Rekening koran 3 bulan terakhir (print e-statement sendiri juga boleh asal ada KOP bank)

• Kadang-kadang diminta surat referensi bank (tapi waktu itu aku nggak diminta)

• Surat keterangan kerja dan cuti atau SIUP bila wirausahawan (untuk ibuku tidak perlu, karena tidak bekerja)

Waktu itu aku kira dokumen ibu bisa menebeng ayah, karena itinerary-nya kan sama, hotel sama, jadi aku hanya siapkan satu dokumen saja. TERNYATA OH TERNYATA lagi harus disiapkan per orang. Jadi aku fotokopi lagi di lantai 2 (dan harganya mahal).

Dokumen untuk ibuku:

• Formulir

• Pasfoto 3,5 x 4,5 cm berlatar belakang putih (jangan ditempel)

• Tiket pesawat PP dan tiket perjalanan keliling Eropa (lengkap)

• Asuransi perjalanan 

• Itinerary perjalanan

• Bukti booking hotel selama berada di Eropa (lengkap, tidak boleh ada tanggal yang terlewat, bila menginap di bus harus bisa membuktikan)

• Fotokopi paspor ibu

• Fotokopi KTP ibu

• Fotokopi Kartu Keluarga atau Akta Nikah untuk membuktikan hubungan ayah-ibu karena ayah yang membiayai perjalanan ibu

• Rekening koran 3 bulan terakhir milik ayah

Tapi syukurlah visa ayah dan ibu aman, jadi mereka sudah tinggal menunggu saja. Giliranku yang masih was-was.. entah jadi ke Italia atau tidak.

AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA!!!